Outsourcing IT, por qué apostar por la externalización

Outsourcing IT, por qué apostar por la externalización

El Outsourcing IT se ha convertido en una estrategia clave para muchas empresas que buscan mejorar su eficiencia operativa, reducir costes y centrarse en sus competencias centrales. 

Este enfoque implica la externalización de funciones y servicios relacionados con la tecnología de la información a terceros especializados. Aquí hay varias razones por las cuales las organizaciones deberían considerar apostar por la externalización de sus operaciones de IT.

Sin embargo, antes que nada hay que tener bien claro que externalizar funciones de IT permite a las empresas centrarse en sus actividades principales y estratégicas. Al confiar en proveedores especializados para gestionar las operaciones de TI, las empresas pueden dedicar más tiempo y recursos a desarrollar productos, mejorar servicios y potenciar sus ventajas competitivas.

Reducción de Costes

Uno de los principales beneficios del outsourcing de IT es la reducción de costos operativos. Las empresas pueden aprovechar la experiencia y la economía de escala de los proveedores externos, lo que a menudo resulta en una disminución de los gastos asociados con la infraestructura, personal y tecnología.

Acceso a Talento Especializado

Al externalizar funciones de IT, las empresas pueden acceder a un pool más amplio de talento especializado. Los proveedores de servicios suelen contar con equipos altamente capacitados y certificados en diversas tecnologías, lo que garantiza una ejecución eficiente y experta de las tareas.

Flexibilidad y Escalabilidad

La externalización permite a las empresas adaptarse fácilmente a los cambios en la demanda. Los proveedores de servicios pueden ajustar los recursos según sea necesario, ya sea para aumentar la capacidad durante proyectos específicos o reducir costos en períodos de menor actividad.

Mejora de la Eficiencia y la Innovación

Los proveedores de servicios de IT suelen estar a la vanguardia de las últimas tecnologías y metodologías. Al externalizar, las empresas pueden beneficiarse de estas innovaciones sin tener que realizar grandes inversiones internas. Además, la mejora continua y la optimización son responsabilidades del proveedor, lo que resulta en operaciones más eficientes.

Gestión de Riesgos

Externalizar ciertas funciones de IT también implica compartir riesgos con los proveedores. Estos están motivados para garantizar la continuidad del servicio y la seguridad de los datos, reduciendo así los riesgos operativos y financieros para la empresa.

Cumplimiento Normativo

Los proveedores de servicios de IT suelen estar actualizados con los requisitos normativos y de seguridad. Externalizar ciertas funciones puede ayudar a garantizar que una empresa cumpla con las regulaciones y estándares de la industria sin tener que mantenerse constantemente al día con cambios normativos.

Enfoque en el Cliente

Al externalizar operaciones de IT, las empresas pueden centrar su atención en sus clientes. La mejora en la eficiencia operativa y la disponibilidad de recursos puede traducirse en una mayor satisfacción del cliente y en la capacidad de responder rápidamente a sus necesidades.

El Outsourcing de IT ofrece a las empresas una serie de beneficios que van más allá de la simple reducción de costes. Proporciona acceso a talento especializado, flexibilidad operativa, mejora de la eficiencia y la capacidad de centrarse en la innovación y el crecimiento. Sin embargo, es crucial seleccionar cuidadosamente a los proveedores y gestionar la relación de manera efectiva para maximizar los beneficios de esta estrategia.

Consejos para un proceso de Outsourcing IT sin problemas

Antes de empezar, es esencial abordar este proceso con precaución y seguir ciertos consejos para asegurar una transición y gestión exitosas. Aquí hay algunos consejos clave para un outsourcing de IT efectivo:

Definir Objetivos Claros

Antes de embarcarse en el outsourcing de IT, es crucial definir claramente los objetivos y expectativas. Comprender qué se espera lograr con la externalización ayudará a seleccionar el proveedor adecuado y a establecer métricas de rendimiento significativas.

Evaluar la Viabilidad

Realizar un análisis exhaustivo de la viabilidad del outsourcing. Esto implica evaluar la complejidad de las operaciones que se planea externalizar, los posibles riesgos y beneficios, así como la compatibilidad cultural y estratégica con el proveedor.

Selección Cuidadosa de Proveedor

La elección del proveedor adecuado es fundamental. Evaluar la experiencia del proveedor, revisar referencias, y analizar su historial de desempeño son pasos esenciales. Además, asegurarse de que el proveedor comparta los mismos valores y metas empresariales es crucial para una asociación exitosa.

Contratos Detallados

Elaborar contratos claros y detallados es esencial. Estos contratos deben abordar aspectos como los servicios específicos a ser proporcionados, los niveles de servicio esperados, la seguridad de los datos, las cláusulas de confidencialidad y los acuerdos de salida.

Gestión Activa del Proyecto

La gestión activa del proyecto es vital para el éxito del outsourcing. Designar un equipo interno para supervisar y coordinar las operaciones con el proveedor ayuda a garantizar una comunicación fluida y una ejecución efectiva.

Comunicación Abierta y Continua

Fomentar una comunicación abierta y continua con el proveedor es esencial. Establecer canales claros de comunicación, programar reuniones regulares y mantener una relación de colaboración ayudarán a abordar problemas de manera proactiva y a garantizar la alineación de objetivos.

Gestión de Riesgos

Identificar y gestionar los riesgos de manera proactiva es crítico. Establecer un plan de contingencia y trabajar en estrecha colaboración con el proveedor para abordar los posibles problemas puede ayudar a minimizar impactos negativos.

Garantizar Seguridad de Datos

La seguridad de los datos debe ser una prioridad. Asegurarse de que el proveedor cumpla con los estándares de seguridad, implemente medidas de protección de datos y tenga prácticas robustas de gestión de la seguridad es esencial para proteger la información empresarial.

Capacitación y Transición Efectivas

Proporcionar una capacitación adecuada tanto al personal interno como al equipo del proveedor es esencial para una transición sin problemas. Garantizar que ambas partes comprendan los procesos y procedimientos contribuirá a una integración efectiva.

Evaluar y Mejorar Continuamente

Implementar un proceso de evaluación y mejora continua es clave. Analizar regularmente el desempeño del proveedor, recopilar retroalimentación y ajustar los procesos según sea necesario ayudará a optimizar la relación de outsourcing a lo largo del tiempo.

Desde Aratech, como empresa de referencia en outsourcing, podemos ayudarte. ¿Hablamos? Contáctanos desde aquí.

Qué son los servicios gestionados y cómo pueden ayudarte

Qué son los servicios gestionados y cómo pueden ayudarte

Las Tecnologías de la Información son hoy en día vitales para el desarrollo de la actividad de cualquier empresa u organización. Sin embargo, no todas disponen de la infraestructura necesaria para una gestión eficaz de las mismas. Para ello se necesitan recursos y personal altamente cualificado, y es ahí donde la externalización en forma de servicios gestionados es la solución.

En el panorama en el que estamos inmersos, hay realidades comunes para cualquier compañía: un uso creciente de datos, la implantación definitiva del teletrabajo o el empleo cada vez mayor del Internet de las Cosas son solo algunas de ellas. Y también es una realidad que los equipos propios no siempre son capaces de afrontarlas. Los servicios gestionados son los que permiten cubrir ese vacío.

Servicios gestionados: qué son

Hablar de servicios gestionados es hablar de la externalización de una parte o de todo lo que tiene que ver con las Tecnologías de la Información. Puede referirse a trabajos de pequeña envergadura relacionados con el mantenimiento, soporte técnico y gestión. Pero también se puede acudir a ellos para labores mucho más amplias que pueden abarcar desde la planificación hasta la implementación de sistemas informáticos. 

servicios gestionados

Este es un recurso especialmente útil en el caso de pequeñas empresas o de autónomos que no tienen capacidad suficiente para disponer de personal cualificado que se encargue de todo lo relacionado con las TI. Y también lo es cuando deben afrontar ciertos retos, como un proceso de expansión en el mercado que necesite de un apoyo tecnológico más avanzado.

Pero los servicios gestionados también ofrecen interesantes ventajas para grandes empresas. En este caso, aunque sí dispongan de recursos, los servicios gestionados permiten liberarlos para dedicar sus esfuerzos a otros aspectos también importantes de la gestión.

Y un aspecto esencial: la externalización mediante servicios gestionados implica no solo el personal cualificado necesario. También incluye las herramientas y la tecnología imprescindibles para conectar de forma remota con los servidores de la compañía y poder monitorizar todas las funciones solicitadas.

Por qué acudir a este tipo de servicios

Acudir a la externalización, sea cual sea su alcance o departamento de implementación, implica beneficios para la empresa muy por encima de la inversión que requiere. En el caso de servicios gestionados de IT, esas ventajas cobran aún mayor importancia:

– Las Tecnologías de la Información avanzan a una velocidad vertiginosa y mantener equipos permanentemente actualizados requiere de grandes recursos e inversiones continuas. Si tu empresa no tiene capacidad para ello, los servicios gestionados son la solución para no quedarte atrás y perder competitividad.

– También ahorrarás en costes en otro sentido: solo pagarás por aquellos servicios que tu empresa necesite. Y, en caso de que estas necesidades crezcan, los servicios gestionados son escalables, es decir, siempre pueden crecer con tu negocio cuando su actividad así lo requiera.

– La optimización en el uso de las TI es, en el panorama actual, un factor esencial en la competitividad. Acudir a servicios gestionados implica contar con proveedores especializados capaces de dar respuestas rápidas, de apoyar tus objetivos comerciales con el mejor soporte y de contar con el apoyo que puede tener cualquier gran compañía con recursos propios.

– Uno de los mayores retos a los que se enfrentan empresas como la tuya es luchar con éxito contra la ciberdelincuencia. La seguridad es una de las premisas de estos servicios de externalización. 

– Los servicios gestionados proporcionan la máxima cobertura, de modo que los sistemas de tu empresa están cubiertos de forma permanente, en cualquier horario. Además, lo que se contrata es un equipo al completo, no un perfil específico, de modo que cualquier eventualidad queda cubierta. En Aratech somos especialistas en servicios gestionados de IT. Si no quieres que tu empresa pierda ventaja competitiva, consúltanos, a tu alcance tienes las mejores soluciones tecnológicas.